Projekt-Nummer: FKP-0429-22-C

Projekttitel: Aufrechterhaltung der deutsch-polnischen Zusammenarbeit und Gewährleistung der Projektdurchführung für die laufende Förderperiode VA in COVID-19-Pandemie Zeiten (Etappe 2 von 2)

Durchführungszeitraum: 19. September 2022 - 23. November 2022

Der Nutzen des Projektes erstreckt sich aufbauend auf Etappe 1 über den zweimonatigen Projektzeitraum bis zum Ende des Förderzeitraumes hinaus. Es werden auch Synergieeffekte für die deutsch-polnische Zusammenarbeit nach dem Förderzeitraum beziehungsweise der Förderperiode erwartet.

Teilnehmer/Zielgruppen im Projekt: Straßenbauamt Neustrelitz, Wojewodschaft Westpommern, Landkreis Vorpommern-Greifswald, Landkreis Uckermark, Gemeinde Stadt Swinemünde.

Dabei erfolgt die Tätigkeit des Straßenbauamtes Neustrelitz sowohl als Projekt- wie auch als Leadpartner in der Förderperiode VA im Zusammenhang mit den Interreg-Projekten INT 23 und INT 137.

Ziel des Projektes: Überwindung der Folgen der Corona-Pandemie und die kontaktfreie digitale Gestaltung der grenzübergreifenden Zusammenarbeit unter diesen Bedingungen, Gewährleistung des weiteren Informationsaustausches sowie der Kommunikation für eine ordnungsgemäße Abarbeitung der laufenden Förderprojekte im Förderzeitraum VA.

Mit der 2. Etappe konnten nun auch ergänzend folgende Themen bearbeitet werden:

1. Vereinfachung/Digitalisierung bei der täglichen Arbeit (Austausch mit den Partnern)
2. Verbesserung bei der Posteingangsdigitalisierung
3. Umsetzung der Digitalisierung von Bestandsunterlagen
4. Anfertigung und Nutzung digitaler Luftbilder und Videos
5. Vorbereitung zur Bearbeitung virtueller Vorgänge
6. Effektivere Gestaltung einer sicheren Datenspeicherung

Während der Projektlaufzeit wurde, wie geplant, eine Projektgruppensitzung und eine Fachtagung durchgeführt. Die geplanten Aktivitäten fanden an den folgenden Tagen statt:

1. Projektsteuerungs-Gruppensitzung: 20. Oktober 2022 um 10:00 Uhr
2. Fach-Webinar zur Digitalisierung: 8. November 2022 um 10:00 Uhr

Besondere Themenschwerpunkte beim Fach-Webinar waren:

• die digitale Durchführung des Haushalts sowie die digitale Rechnungsbearbeitung
• die Gestaltung der digitalen Vergabe von Bau- und Planungsleistungen
• die digitale Organisation von Schwerlasttransporten und die digitale Verwaltung von Grundsatzdaten der Straßenbauverwaltung (Straßendatenbank)
• die Digitalisierung von Bestandsdatenunterlagen (hier insbesondere von älteren und historischen Dokumenten) sowie die weitere Verfahrensweise zur Umsetzung der elektronischen Akte in der Verwaltung
• Vorstellung eines Projektes zur Straßeninformationsdatenbank (einschließlich digitaler Darstellung des Straßeninventars, wie zum Beispiel Beschilderung, Markierung, Schutzplanken, Bäume, und anderes)

Von besonderer Wichtigkeit war den Teilnehmern der Austausch zu den einzelnen Fachbereichen und die gemeinsame Herangehensweise bei der Bewältigung zukünftiger Aufgaben in der Digitalisierung. Es besteht die Hoffnung, dass sich die Gesprächsteilnehmer auch zukünftig zu verschiedenen Bereichen und Themen der Digitalisierung weiter austauschen und gemeinsam von den bereits erreichten Sachständen profitieren.

Aufbauend auf die erste Etappe, in der vorwiegend die Aufrechterhaltung der Kommunikation zwischen den Projektpartnern während der Interreg-Programm-Bearbeitung unter den Bedingungen der Corona-Pandemie zu gewährleisten war, wurde nun in der zweiten Etappe eine ergänzende Digitalisierung für verschiedene Fachbereiche zur weiteren Umsetzung des Interreg-Förderprogramms bearbeitet.

Die Fachtagung wurde als Fach-Webinar digital durchgeführt. Die Tagung diente den Teilnehmern zur Information und zum Austausch bezüglich des Themas Digitalisierung.

Besonders standen hierbei im Vordergrund die bereits erreichten Sachstände der Digitalisierung in verschiedenen Fachbereichen, welche für die Veranstaltungsteilnehmer und Projektpartner von besonderer Wichtigkeit sind. Darüber hinaus wurden aber auch Themen der Digitalisierung angesprochen, die derzeit für die teilnehmenden sich in Umsetzung befinden und weiterhin auch in den nächsten 3-8 Jahren realisiert werden sollen.

Folgende Einzel-Projektziele konnten im Zusammenhang mit der Gesamtumsetzung des Projektes erreicht werden:

1. Bereich Allgemeines
   Durch das Projekt konnten auch die entsprechenden Arbeitsanteile, welche zur Vorbereitung und Realisierung des Projektes notwendig waren, gefördert werden. Darüber hinaus sind auch einige Verbesserungen bei der Handhabung des Postumlaufes bzw. der Verwaltung von Postmappen, insbesondere durch die Anschaffung von sogenannten Postständern, verbessert worden. Hiermit können nun insbesondere bei dem sehr komplexen Interreg-Programm verschiedene Vorgänge übersichtlich aufbewahrt und bearbeitet werden.
   
   

2. Bereich Digitalisierung des Posteingangs
   Mit der nun zur Verfügung stehenden Technik können insbesondere alle analog eingehenden Vorgänge digital erfasst werden. Die so digitalisierten Vorgänge können dann ebenfalls in digitaler Form an weitere Fachbereiche weitergeleitet werden und sichern dort auch eine abschließende digitale Verarbeitung und Speicherung der Daten. Bei der Digitalisierung der Posteingänge ist zwischen den beiden Varianten ergänzende scannen und ersetzende Scannen zu unterscheiden. Mit den derzeitigen Bearbeitungsständen kann das ergänzende Scannen vollumfänglich gewährleistet werden. Für die Nutzung des ersetzenden Scannens mit einer vollständigen Vernichtung der analogen Posteingänge müssen noch weitere Voraussetzungen im Rahmen einer zertifizierten Scanstrecke geschaffen werden. Hierzu gibt es bereits erste Gespräche zur Kooperation mit weiteren Beteiligten.

3. Bereich Bestandsdaten Digitalisierung
   Viele noch in den vergangenen Jahren im laufenden Interreg-Programm erarbeiteten Unterlagen und Dokumente liegen derzeit nur in analoger Form vor. Mit dem Bereich Bestandsdaten-Digitalisierung konnten nun technische Verfahren aufgebaut werden, die auch eine Digitalisierung dieser bislang vorhandenen analogen Daten ermöglichen. Damit können dann auch zukünftig in großem Umfang diese analogen Datenbestände reduziert und gelöscht werden. Eine Aufbewahrung der digitalen Daten kann auf Dauer sichergestellt werden. Bei der Bestandsdaten-Digitalisierung konnten ebenfalls bereits schon umfangreiche Erprobung und Projektevaluierung durchgeführt werden. Hier ist insbesondere die Art des Scannens zu erwähnen, welche auf Dauer eine digitale Aufbewahrung der Unterlagen ermöglicht. Zum Einsatz kommen hier insbesondere tiff und PDF Dokumente mit einer Auflösung von mehr als 300 dpi In Vollfarbe. Bei erweiterten Speichermöglichkeiten könnten auch Auflösungsbereiche von 400-600 dpi genutzt werden. Die Auflösung von 300 dpi ermöglicht so zu einem späteren Zeitpunkt auch den Ausdruck der Dokumente in Originalqualität. Bei der Digitalisierung von Bestandsdatendokumenten sollte die digitale Technik auf die entsprechenden Formatvorlagen ausgerichtet sein. Bewährt hat sich hierfür eine Unterscheidung für kleinere Formate, zum Beispiel in A4 und A3, mit der entsprechenden Scantechnik und für größere Formate ab A2 bis A0 mit Großformatscannern. Einen besonderen Fall stellen buchähnliche Dokumente dar, welche insbesondere mit sogenannten Buchscannern digital erfasst werden können.
   
   

4. Bereich Erstellung von Bild- und Videomaterial aus der Luft
   Im Zusammenhang mit der Umsetzung der Interreg-Vorhaben wurde in den vergangenen Jahren zur Dokumentation der Vorhaben immer wieder auch auf die technischen Dokumentationsmöglichkeiten von Luftbildern zurückgegriffen. Mit der nun zum Einsatz kommenden Technik kann das entsprechende Bild- und Videomaterial nun eigenständig erstellt und bearbeitet werden. Hierzu kann mit der entsprechenden Drohnentechnik zum Beispiel eine Baumaßnahme im Rahmen des Interreg-Programms überflogen werden und es können für die Baudokumentation und für die Öffentlichkeitsarbeit entsprechende Bild- und Videoaufnahmen aus der Luft getätigt werden. Erste Versuche hierzu konnten bereits im Rahmen des laufenden Projektes erfolgreich durchgeführt werden. Die bereits in den vergangenen Jahren durch Dritte beauftragten Maßnahmen konnten bereits für die bisherige Presse- und Öffentlichkeitsarbeit eingesetzt werden.
   
   

5. Bereich Vorbereitungen für den Einsatz virtueller Technik
   Im Bereich der virtuellen Technik konnte ein entsprechendes Lese- und Verarbeitungsgerät angeschafft und in Betrieb genommen werden. Hierüber sollen zukünftig weitere Maßnahmen zur digitalen Aufbereitung von virtuellen Daten, insbesondere auch zur Dokumentation des Interreg-Programms über die vergangenen 30 Jahre erfolgen. Ob zu einem späteren Zeitpunkt, ähnlich wie schon jetzt bei der digitalen Landesbibliothek Mecklenburg-Vorpommern, auch ein öffentliches Portal zur kostenfreien Nutzung durch die Öffentlichkeit bereitgestellt wird, bleibt noch abzuwarten. Weitere Punkte in diesem Bereich waren unter anderem der Einsatz einer verbesserten Technik zur Handsteuerung von digitalen Geräten, eine digitale Signatur von Dokumenten sowie die Verbesserung der Bilderzeugung für Videokonferenzen. Diese Punkte konnten bereits evaluiert werden. Der weitere Einsatz dieser Technik wird in den nächsten Wochen und Monaten noch zu einer weiteren wesentlichen Verbesserung bei der Digitalisierung der Arbeitsvorgänge führen.

6. Bereich Digitale Speicherung der Daten
   Zur Gewährleistung einer digitalen und dauerhaften Speicherung aller Daten aus dem laufenden und den davor bearbeiteten Interreg-Programme der vergangenen drei Jahrzehnte war eine neue Technik erforderlich. Hierfür wurden entsprechende Speichermöglichkeiten im Rahmen einer neuen Servertechnik angeschafft. Diese Technik ermöglicht es, die bereits vorhandenen digitalen Daten aber auch die nun entstehenden digitalen Daten aus der Bestandsdatendigitalisierung des Interreg-Programms zukünftig gesichert auf entsprechenden Speichermedien dauerhaft und nachhaltig zu sichern. Damit können dann diese Daten auch für zukünftige Projekte sowohl im Rahmen der Interreg-Programm-Gestaltung als auch für Dritte weiter genutzt werden.

Während der Programmbearbeitung, insbesondere in der Phase der Evaluierung und Ausrüstungstestung, mussten aufgrund von technischer Nichteignung, fehlerhafter Bauteile oder anderer Probleme teilweise auch Geräte oder Komponenten neu angepasst beziehungsweise technische Gegenstände getauscht werden, um die in den Fach-Bereichen gesteckten Förderziele zu erreichen. Diese Anpassungen konnten vollumfänglich im Rahmen des bestehenden Förder-Budgets umgesetzt werden.

Insgesamt ist einzuschätzen, dass die Projektergebnisse erreicht wurden. Insbesondere konnte mit den umgesetzten Arbeiten zur weiteren Digitalisierung eine wesentliche Verbesserung beim Interreg-Programm erreicht werden. Nach der bereits schon über die Etappe 1 vollzogenen Verbesserung in der digitalen Kommunikation konnten nun auch in verschiedenen anderen Bereichen der Digitalisierung erhebliche Verbesserungen erreicht werden und so die abschließende Bearbeitung im Interreg V A Programm gewährleistet werden. Darüber hinaus besteht nun auch noch die Möglichkeit, bei weiteren Projekten im Interreg VI A die bislang erreichten Ziele in der Digitalisierung zu nutzen und weiter zu verwenden.

Weiterhin ist mitzuteilen, dass die bislang bei den Projektpartnern erreichte Digitalisierung nicht dazu ausgereicht hat, die Einschränkungen, welche durch die Corona-Pandemie bei der Bearbeitung des Interreg-Programms entstanden sind, zu kompensieren. Daher war es richtig, im Rahmen des laufenden Programms Verbesserungen zur Digitalisierung bei der Bearbeitung zu erreichen. Für den Lead-Partner aber auch für die Projektpartner konnten somit auch die Voraussetzungen zur endgültigen Realisierung der Projektanträge INT 23 und INT 137 gewährleistet werden. Diese können nun nach den langen Projektzeiträumen trotz der Einschränkungen durch die Corona Pandemie ordnungsgemäß im Projektzeitraum abgeschlossen werden.

Das Projekt trägt zur Stärkung der grenzüberschreitenden Kontakte und der Kommunikation bei. Die Verbesserung und Stärkung der grenzübergreifenden Zusammenarbeit aller Projektteilnehmer aus den Regionen Mecklenburg-Vorpommern, Brandenburg und Polen in der Bewältigung der Folgen der Pandemie sowie zur Sicherstellung der Erreichung aller Förderziele in den zurzeit bearbeiteten Projekten INT 23 und INT 137 wurden gewährleistet.

Darüber hinaus sind durch die Sonderförderung zu Digitalisierung im Rahmen der Corona Pandemie auch weitere Kontakte entstanden, die weit über die bisherige Zusammenarbeit in den einzelnen Fachbereichen hinausgeht. Insbesondere bei der Bearbeitung der Digitalisierung werden so auch in den nächsten Jahren Kooperationen zwischen den Partnern und ihren einzelnen Fachbereichen grenzüberschreitend fortgesetzt. Es ist davon auszugehen, dass die nun begonnenen Projekte auch zu einer weiteren Verbesserung in der dauerhaften und nachhaltigen Zusammenarbeit der grenzüberschreitenden Projektpartner führen.

Mit der Etappe 2 konnten weitere wesentliche Verbesserungen bei der Digitalisierung erreicht werden. Dieses hatte auch positive Auswirkungen auf die nachhaltige Entwicklung, Chancengleichheit und Nichtdiskriminierung. Mit dem Einsatz der digitalen Technik konnten Einsparungen bei der Arbeitszeit erreicht werden. Des Weiteren wurden wesentliche Verbesserungen bei der Gestaltung der Arbeitsabläufe erzielt. Auch konnte die digitale Zusammenarbeit entscheidend verbessert werden. Infolge der verbesserten Digitalisierung konnte so auch unter den schwierigen Bedingungen der Corona-Pandemie der Dienstbetrieb vollständig aufrechterhalten werden und so eine Abarbeitung des Interreg-Programms gewährleistet werden. Ergänzend soll noch darauf hingewiesen werden, dass mit der nun eingesetzten Technik auch die Barrierefreiheit eine wesentliche Verbesserung erfahren hat.

Beantragte förderfähige Gesamtausgaben: 50.000 Euro (100 Prozent)

Eigenmittel: 7.500 Euro (15 Prozent)

Zuschuss Interreg V A: 42.500 Euro (85 Prozent)

Projektumsetzung (Fotodokumentation technische Ausrüstung):